Contexte
Votre dossier, comprenant des données à caractère personnel, est transmis à KH Partners dans le cadre d’un contrat :
- au titre d’un mandat de gestion pour des prestations de services en représentation et recouvrement de créances.
Ce dossier qui est transmis à KH Partners a donc pour origine un contrat initialement conclu entre vous et le cabinet KH Partners.
Les traitements de données à caractère personnel réalisés par KH Partners dans le cadre de la gestion de dossiers confiés peuvent couvrir des prestations :
- de recouvrement amiable ou/et judiciaire,
- de gestion du surendettement ou de procédures collectives,
Les dossiers gérés :
- peuvent concerner des particuliers ou être relatifs à des entreprises,
- et couvrent les domaines de la banque et du crédit, de l’assurance, aussi bien que les domaines de l’énergie ou de la téléphonie.
Certaines prestations sont menées en nom propre (au nom du cabinet KH Partners) et d’autres en marque blanche (au nom de notre Client).
Finalités et catégories de données traitées
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par KH Partners s’inscrivent dans ses finalités, liées aux Activités précisées ci-avant.
Les informations transmises par les Clients du cabinet KH Partners et celles collectées et traitées par KH Partners sont nécessaires dans le cadre de la gestion de votre dossier.
En tant que titulaire ou éventuelle caution d’un dossier traité par KH Partners dans le cadre de ses Activités, KH Partners pourra être amené à traiter les catégories de données suivantes vous concernant :
- vos références de dossier (exemple : références contrat, références internes),
- votre état civil (exemple : civilité, noms, prénoms, date et lieu de naissance),
- vos coordonnées (exemple : postales, téléphoniques, électroniques),
- votre situation personnelle et familiale (exemple : statut marital, nombre de personnes dans le foyer),
- votre situation professionnelle, économique, financière (exemple : profession, employeur, revenus, patrimoine, logement), et, le cas échéant, celle relative aux membres de votre foyer ou, en cas de décès, celle relative à vos héritiers,
- vos références bancaires et, le cas échéant, celles de proches qui participeraient au remboursement de votre dossier,
- l’origine et les caractéristiques du dossier (exemple : originateur, type de crédit ou facture, stade de gestion, date et informations relatives au contrat initial, montant restant dû ou échéancier contractuel),
- l’historique de gestion de votre dossier, en ce y compris les divers échanges écrits et les comptes rendus des échanges téléphoniques,
- les propositions de règlements convenues,
- l’historique des règlements et encaissements.
Ces données pourront également être traitées pour satisfaire à des mesures ou obligations légales ou réglementaires, telles que :
- la transmission d’informations vers les Clients de KH Partners dans le cadre du fichage/défichage FICP « Fichier National des Incidents de remboursements des Crédits aux Particuliers » ;
- la connaissance client et la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme,
- pour tout traitement à des fins de gestion comptable et de contrôle financier.
Sur la base des intérêts légitimes de KH Partners, vos données pourront également être utilisées :
- pour la gestion en recouvrement de votre dossier pour lequel KH Partners a été mandaté.
- pour la réalisation d’enquêtes de satisfaction, pour des traitements à des fins statistiques : par exemple, estimation de coûts de traitement, prévisions d’encaissement, évaluations.,
- pour l’optimisation de nos processus internes : par exemple, l’orientation du dossier vers un service, le choix d’un canal de communication à privilégier, le rapprochement de dossiers vous concernant en interne ou par l'intermédiaire de prestataires pour obtenir la mise à jour ou l'enrichissement de vos informations. Ces choix n’induisent pas d’effets juridiques et n’affectent pas de manière significative vos droits concernant le remboursement de votre dossier. Par ailleurs, votre gestionnaire reste joignable pour toute demande ou souhait relatif à la gestion de votre dossier,
- pour permettre la constatation, la défense ou l’exercice de droits en justice de KH Partners.
Conformément aux dispositions de l’article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à un traitement de données personnelles fondé notamment sur notre intérêt légitime de responsable de traitement dès lors que vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux prévalent sur nos intérêts légitimes impérieux, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de nos droits en justice.
Dans le cas d’un contrat de prestations de services (mandat de gestion), KH Partners informera de manière régulière le Client concernant la gestion de votre dossier, et lui transmettra en particulier les informations relatives à vos paiements.
Transfert vers un autre pays
Communément, vos données personnelles sont traitées dans l’Union Européenne (« UE »).
Toutefois, il peut arriver dans certains cas particuliers que vos données personnelles fassent l’objet d’un transfert vers un pays tiers, situé en dehors de l’UE.
Lorsque c’est le cas, KH Partners veille à la mise en place de mécanismes de protection adaptés prévus par le RGPD tels que la signature de Clauses Contractuelles Types de protection des données adoptées par la Commission européenne lorsque les entités destinataires ne disposent pas d’un niveau de protection des données personnelles adéquat.
De plus, dans le cas d’un contrat de prestations de services (mandat de gestion), ces transferts ne sont possibles qu’après accord écrit du Client de KH Partners.
Transferts ponctuels vers un prestataire situé en dehors de l’UE
KH Partners peut ponctuellement faire appel à certains prestataires situés en dehors de l’Union européenne pour la réalisation de prestations spécifiques.
Tout transfert vers un prestataire situé hors de l’UE est systématiquement encadré contractuellement et prévoit la mise en place de mécanismes de protection adaptés. De plus, dans le cadre d’un contrat de prestations de services (mandat de gestion), ils ne sont réalisés qu’après l’accord écrit du Client de KH Partners.
Destinataires
Pour mener à bien ses missions, KH Partners peut être amenée :
- A devoir mettre à jour vos coordonnées afin de prendre contact avec vous ; elle peut alors transmettre certaines de vos données : à un prestataire d’enrichissement de données ou à une agence de recherches privée dûment habilitée à exercer cette activité (conformément au code de la sécurité intérieure).
- A transmettre votre/vos dossier(s) à l’un de ses huissiers partenaires pour recouvrement amiable et/ou judiciaire.
- A échanger avec la Banque de France sur les cas de surendettement.
- A transmettre vos coordonnées à des prestataires d’éditique pour l’envoi en masse de correspondances (mails, courriers SMS).
- Si la personne concernée ne réside plus en France, à solliciter une filiale ou un partenaire de KH Partners.
- A renvoyer des informations mises à jour vous concernant au Client de KH Partners
Sécurisation
KH Partners est soucieux de la confidentialité des données personnelles qu’elle traite.
Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées sont prises pour protéger vos données des manipulations accidentelles ou intentionnelles, de la perte partielle ou totale, de la destruction ou de l’accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de sécurité sont continuellement améliorées en fonction des développements technologiques.
Ces mesures visent, notamment, à contrôler :
- L’accès aux locaux et aux installations où les données sont exploitées,
- L’accès aux systèmes informatiques et aux plateformes logicielles utilisés, aux seules personnes autorisées en fonction des traitements concernés, et ce en s’appuyant sur des mécanismes d’autorisation, de droits d’accès, de contrôle et d’enregistrement des accès,
- Les risques de divulgation non autorisée des données à caractère personnel par la sécurisation de tous les échanges,
- La traçabilité des évènements relatifs à la saisie de données à caractère personnel,
- La disponibilité des données à caractère personnel par des mesures de sécurité et de sauvegarde pour se prémunir contre la destruction ou la perte accidentelle de données.
Durées de conservation
Vos données à caractère personnel sont stockées dans les bases de données de KH Partners uniquement pour la durée nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées et/ou pour la durée nécessaire à KH Partners pour remplir ses obligations légales et réglementaires ou la défense de ses intérêts.
Les données personnelles utilisées dans le cadre de la gestion de votre dossier seront archivées 3 mois après le solde ou la clôture définitive de votre dossier, puis seront anonymisées au bout de 5 ans après le solde ou la clôture définitive du dossier.
D’autres part, vos données personnelles peuvent faire l’objet d'une conservation pour les cas suivants :
- aux fins de gestion des enquêtes de satisfaction : 2 ans à compter de l’enquête,
- aux fins de gestion des Réclamations et Exercice de Droits : 5 ans à compter de leur clôture,
- aux fins de gestion comptable et de contrôle financier : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable,
- aux fins du dispositif de lutte contre la corruption, la fraude et le financement du terrorisme : 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaire ou de la date de déclaration de soupçon.
